Manual do usuário do MultCRM.

1. Primeiros passos

• Acesso: https://app.vashya.com.br → "Acessar sistema" → e-mail e senha.
• Menu: a barra azul da esquerda (rail) tem os módulos; clicar num ícone abre a gaveta com as páginas daquele módulo (dá para fixar com o alfinete).
• Barra superior: busca (ou pergunta à IA — Ctrl+K), atalhos de Contatos / Agenda / WhatsApp / MultChat, botão "+" (criar contato, proposta ou lead), tema claro/escuro, sino de notificações e seu perfil.
• Celular: o MultCRM é um aplicativo (PWA) — no navegador do celular use "Adicionar à tela inicial" para instalar. As notificações push funcionam com o app instalado.

Papéis de acesso

• Admin / Gerência: veem tudo, configuram o sistema.
• Vendedor: vê os próprios clientes/negócios (o gestor pode liberar mais).
• Financeiro: além do papel base, emite e consulta notas fiscais.
• Perfis personalizados: o admin pode criar papéis próprios (ex.: Compras, Entregador) em Configurações → Usuários.

Cadastro de cliente/lead (padrão único)

• O formulário de Novo Lead/Contato é o mesmo em todo o sistema — na página de Contatos e dentro do WhatsApp ("Cadastrar" numa conversa). No computador ele abre largo, em duas colunas, sem precisar rolar; no celular vira uma coluna só.
• A busca por CNPJ/CPF no topo do formulário preenche os dados sozinha (razão social, endereço etc., quando o serviço de consulta está contratado).
• Pelo WhatsApp, o telefone da conversa já vem preenchido e o botão "Criar e vincular" liga o contato à conversa na hora.

2. Dashboard e widgets

A página inicial é montada por widgets que você arrasta e organiza — cada usuário tem o próprio layout, e cada widget tem tamanho P / M / G (menu do próprio widget).

• Indicadores do negócio: propostas, projetos com progresso real, tarefas, clientes por status, novos leads, conversas e e-mails não lidos (destacados).
• Agenda da semana: faixa com os 7 dias e os compromissos de cada um.
• Instagram: carrossel automático das últimas postagens, seguidores e novos seguidores dos últimos 7 dias, mensagens do Direct não lidas (aparece para empresas com conta de Instagram conectada).
• Contexto do dia: feriados, datas comerciais e aniversários de clientes.
• Indicadores econômicos: dólar, euro e taxas oficiais do dia.
• Frase do dia (personalizável por empresa) e Relógio + Clima.
• Mural interno: os avisos da empresa também podem morar no dashboard.

3. WhatsApp (atendimento)

Conversas

• Lista à esquerda (alternador Conversas × Grupos com contadores); a conversa aberta mostra o histórico completo, com selo "Automático" nas mensagens enviadas pelo sistema (URA, lembretes etc.).
• Ver perfil (painel lateral) tem 4 abas: Contato (dados e edição), Gravações (áudios das ligações feitas pelo CRM, com player), Histórico (observações, estatísticas, exportar PDF) e Anotações.
• Ações rápidas na conversa: assumir, transferir, fechar, marcar perdido (com motivo), mensagem programada, resumo por IA (se liberado para você).
• Arquivos grandes: dá para enviar mídia de até 300 MB; vídeos acima de 100 MB são enviados automaticamente como documento.

Vários números (chips)

• A empresa pode ter vários números conectados, cada um com nome e vendedor responsável; o gestor escolhe se as conversas ficam separadas por número.
• Stories: publique o status do WhatsApp escolhendo por qual número ele sai — ou marque vários números e o mesmo story sai em todos. O sistema conta as visualizações de cada story.
• Disparos e campanhas: todo envio em massa tem o campo "Enviar pelo número" — você escolhe o chip; sem escolher, sai pelo número principal.

Ligações pelo CRM (Wavoip)

• Botão de telefone na conversa liga usando o próprio número de WhatsApp da empresa. Toda ligação fica registrada na conversa; se a gravação estiver ativa no painel Wavoip, o áudio aparece na aba Gravações.
• Se aparecer erro, a mensagem sempre diz o motivo (ex.: "Fulano já está em ligação neste número", "Este número não existe no WhatsApp"). Se o sistema indicar uma "chamada presa", use o botão Limpar chamada presa.

Conexão dos chips

• Configurações → WhatsApp → Conexão: leia um QR Code para mensagens e outro para chamadas de áudio (Wavoip). A configuração manual avançada fica escondida em "Avançado" — normalmente não é preciso.
• Se um chip cair, o ícone de conexão no menu lateral pisca em vermelho e uma faixa vermelha aparece no topo. Gestor: clique e o chip problemático já abre expandido para reler o QR. Vendedor: chame um administrador.

Grupos

• Os grupos aparecem na aba Grupos. O gestor pode deixar os grupos visíveis para todos (regra da empresa) ou restringir um grupo a um usuário específico (no perfil do grupo → Visibilidade).

Regras de atendimento (gestor)

• Configurações → WhatsApp → Gestão concentra as regras: distribuição de leads (roleta com critérios), exclusividade contato-vendedor, alerta de lead quente, classificação Chamado/Lead e o alerta de SLA (conversa nova sem resposta em N minutos → aviso automático no WhatsApp do gestor ou do grupo).
• Regra opcional: contato sem vendedor é de todos (e cadastros de Funcionário/Fornecedor visíveis a toda a equipe). Ao cadastrar um lead, o vendedor logado já vem selecionado como responsável.

Chamados e OS dentro da conversa

• A linha do tempo da conversa mostra marcadores de "Atendimento iniciado" (verde) e "Atendimento encerrado" (vermelho), e quando alguém cria uma OS a partir da conversa aparece "OS aberta" (âmbar) — clique para abrir.
• Criar chamado pela conversa: segure numa mensagem (ou menu ⌄ → Selecionar mensagens), marque as mensagens do pedido do cliente e toque em "Criar chamado" — o texto vira a solicitação da OS e as fotos selecionadas já entram anexadas.
• Na Nova OS, o botão "Organizar com IA" transforma as mensagens em título + descrição limpos; a seção "Fotos e anexos" permite subir arquivos do aparelho ou escolher imagens da própria conversa.

4. Instagram

O módulo Instagram conecta contas profissionais (comercial ou criador) pela integração oficial da Meta. A conexão é feita por um link de autorização — sua senha do Instagram nunca passa pelo MultCRM.

Direct (mensagens)

• As mensagens de todas as contas conectadas chegam na página Instagram, com o nome do cliente na conversa.
• O composer é completo, como no WhatsApp: emoji, fotos (até 8 MB), áudio e vídeo (até 25 MB), gravação de voz, coração e IA para melhorar, corrigir ou sugerir a resposta.
• Janela de 24 horas: o Instagram só permite responder até 24h após a última mensagem do cliente — o sistema mostra a janela e explica quando ela fecha.
• O gestor controla quem atende cada conta (acesso por usuário, por conta).

Comentários e menções

• Comentário em post pode receber resposta pública, ser ocultado ou apagado, e pode disparar mensagem automática no Direct (regra por post ou geral).
• Menção em story pode gerar um agradecimento automático — com o curinga {cliente} para personalizar com o nome da pessoa.

Publicações agendadas

• Página Publicações: post, carrossel, reel e story, em uma ou várias contas, com agendamento e calendário semanal com miniaturas.
• Fotos de post devem ser JPEG; a legenda pode ser gerada por IA, e as datas sazonais brasileiras ficam sugeridas no composer.

Feed e Dashboard

• Feed: os posts reais da conta, estilo Instagram — perfil com contagem de seguidores, stories ativos, curtidas e comentários (com moderação na hora).
• Dashboard: alcance e novos seguidores por dia, engajamento, pico e melhor dia — gráficos interativos para a reunião de resultado.
• A API oficial não fornece a lista de seguidores (nenhum sistema tem) — o MultCRM mostra contagens e evolução reais.

Automações e SLA

• Página Automações: regras de comentário → Direct, boas-vindas para quem chama, fluxos encadeados (menus de resposta com passos, inclusive um passo de IA) e o alerta de SLA — Direct ou comentário sem resposta no prazo gera aviso no WhatsApp com o nome da conta.

5. Estúdio de Artes com IA

Página Artes (módulo liberado por empresa): criação de artes profissionais para redes sociais com a identidade da sua marca.

• Kit da Marca: cadastre logo, cores e o jeito da empresa uma vez — as artes saem no seu padrão, com prévia real na página.
• Criação em passos com sugestões rápidas; qualidade média ou alta.
• Foto de produto: transforme uma foto simples em imagem profissional com fundo tratado.
• Templates com texto perfeito: modelos onde o texto sai exato (sem as letras erradas típicas de imagem de IA) — a prévia é fiel ao resultado.
• Tamanhos padronizados: quadrado (1080×1080), vertical (1080×1350), story (1080×1920) e paisagem (1200×628) — iguais na IA e nos templates.
• Datas sazonais brasileiras prontas e legenda por IA integrada ao agendador de Publicações do Instagram.
• Resultados ficam na própria página, com seleção múltipla e download em lote. A criação por IA tem um limite mensal por empresa (o consumo fica visível; o limite é do plano).

6. MultChat (chat interno da equipe)

Onde encontrar

• Módulo Comunicação → MultChat, ou pelo ícone de balão no topo (ao lado do atalho do WhatsApp), que mostra uma bolinha vermelha com o total de mensagens internas não lidas.
• Clicando no ícone do topo você vê quem está online agora (bolinha verde; vermelha = em ligação; âmbar = focado) — clicar num colega abre a conversa direta com ele na hora.

Conversas, canais e grupos

• Canais (Geral, Vendas, Suporte...) são abertos à empresa e têm um mural com widgets (aniversários, avisos, compromissos, metas...).
• Grupos são privados (só membros); Conversas diretas (DM) são 1-a-1 — nem o administrador consegue ler a DM dos outros.
• Você recebe notificação (sino e push no celular) quando: recebe uma DM, alguém menciona você com @, ou um aviso é publicado.

Mencionar um cliente (#)

• Digite # + o começo do nome e escolha o cliente. A menção vira um chip azul clicável — qualquer colega clica e vê os dados do cliente (telefone, e-mail, status, últimas anotações) sem sair do chat.

Ações sobre uma mensagem (passe o mouse)

• Responder — em canais e grupos abre um tópico na lateral (as respostas ficam no tópico e o canal fica limpo; a mensagem original mostra "N respostas"). Em conversas diretas, é a citação normal.
• Anexar ao histórico do cliente (ícone de marcador) — grava a mensagem como anotação oficial no cadastro do cliente, com autor e data.
• Transformar em tarefa (ícone de lista) — cria uma tarefa no módulo Projetos com o texto da mensagem; se a mensagem menciona @alguém, essa pessoa já vem como responsável; o prazo padrão é amanhã.
• Reagir e Excluir (a própria mensagem).

Tópicos + Resumo por IA

• Dentro de um tópico, o botão Resumir pede à IA um parágrafo com as decisões tomadas e os próximos passos — dá para Copiar ou Anexar ao histórico do cliente em um clique.

Comandos de barra (digite / no campo de mensagem)

A resposta aparece só para você (em um quadro azul acima do campo) — nada é enviado para o canal.

Modo foco

• No ícone do MultChat no topo → Modo foco: você continua recebendo tudo no sino, mas o celular para de apitar com push do chat. Quem está em ligação pelo CRM aparece automaticamente como "Em ligação".

Salas de negócio (automático — opcional)

• O gestor pode ativar em MultChat → botão "+" → Salas de negócio (regras): escolhe as etapas do funil (ex.: "Negociação, Fechamento"). Quando uma negociação chega numa dessas etapas, o sistema cria sozinho um grupo "Negócio: X" com o vendedor responsável + gestores, já com o resumo do negócio. Quando o negócio é ganho ou perdido, a sala publica o resultado e se arquiva sozinha.

Buscar

• Painel lateral → aba Buscar: pesquisa em todo o histórico do canal (não só nas mensagens da tela), por texto ou autor.

7. Relatórios de Atendimento

Menu Visão Geral → Relatórios de Atendimento (admin/gerência).

• Período: Hoje / 7 / 30 / 90 dias ou datas livres. Filtros: por vendedor e por chip — todos os números da página respeitam os filtros.
• Cartões de resumo com variação % vs o período anterior: conversas novas, contatos novos, chamados abertos/fechados, tempo de 1ª resposta, duração média do atendimento, interesse comercial.
• Conversas novas por dia (a parte escura são contatos NOVOS no período) e Movimento por horário (quando os clientes mais mandam mensagem — use para escalar a equipe).
• Intenção das conversas (IA): botão "Analisar com IA" classifica cada conversa em Comercial / Suporte / Outro (uma vez só por conversa). A lista de conversas Comerciais é clicável — abre direto no WhatsApp.
• SLA em faixas (até 5 min / 15 / 60 / mais / sem resposta) e tabela por usuário: chamados atendidos (quem respondeu primeiro), fechados, tempos, contatos cadastrados, conversas fechadas/perdidas.
• Exportar CSV: baixa a planilha (abre no Excel) com resumo + por usuário + por dia, já respeitando período e filtros.
• Todos os relatórios imprimíveis do sistema saem com o rodapé "Relatório gerado por MultCRM".

8. Funil de Vendas e Propostas

• Kanban de negociações com múltiplos funis; etapas podem ter exigências (Blueprint): valor, previsão, responsável, contato e checklist antes de mover.
• Perdeu um negócio? O motivo é obrigatório — o negócio vai automaticamente para o funil de Recuperação (com data de recontato e lembretes).
• Forecast e Metas (por vendedor e da empresa) ficam no módulo Forecast — são as mesmas metas que o comando /meta do MultChat usa.
• Ganhou/perdeu com sala de negócio ativa? A sala correspondente no MultChat é encerrada automaticamente.
• Propostas: criação com produtos, texto por IA, PDF personalizado e assinatura/aceite por link. Proposta aprovada vira o próximo passo sem redigitar: OS, contrato ou nota fiscal de produto (NF-e).

9. Ordens de Serviço

• Nova OS é uma página de passos (não mais um modal apertado): abertura com equipamento e checklist, fotos e anexos, responsável e prazo.
• Assinatura do cliente em tela cheia no celular/tablet; link público de acompanhamento para o cliente (sem login).
• Check-in/out com custo: o gestor pode exigir check-in ao iniciar (OS → Configurações → Check-in e KM) — no celular, o "Iniciar Atendimento" já faz o check-in com GPS sozinho. No check-out, o KM vem calculado automaticamente (da empresa ou da casa do técnico até o local, por rota de carro), com opção de ida e volta.
• Relatório de visitas por técnico (OS → Relatório de Técnicos): clientes visitados, OS atendidas, tempo, KM e valores, com exportar CSV.
• OS concluída pode emitir a NFS-e na mesma tela (ver seção Fiscal).

10. Contratos

Menu Contratos (módulo liberado por empresa):

• Modelos com variáveis: monte o modelo uma vez — nome, CNPJ, valores e datas entram sozinhos do cadastro do cliente na hora de gerar.
• Novo contrato é uma página de passos, com numeração automática (CTR).
• O contrato vira um PDF formatado, pronto para enviar; a assinatura é pelo link, com o aceite registrado (quem, quando).
• Aditivos: alterações entram vinculadas ao contrato original, com histórico completo.
• Alerta de vencimento: o sistema confere os prazos várias vezes ao dia e avisa antes de vencer.
• A ficha do cliente tem uma aba de Contratos com tudo: vigentes, vencidos, aditivos e assinaturas.

11. Produtos, Serviços e Fiscal (NFS-e, NF-e e estoque)

Produtos

• Cadastro de produto é uma página de passos (Administrativo → Produtos), com preço de venda/locação, estoque e a aba Fiscal: NCM, CEST, GTIN, origem e a classe fiscal — com uma prévia dos impostos calculada na tela (escolha a UF de destino e veja CFOP, CST e alíquotas).
• Importação por planilha: baixe o modelo CSV, preencha e importe — as linhas com erro são apontadas uma a uma e só as corretas entram.

Serviços

• Administrativo → Cadastros → Serviços: nome, valor e os dados fiscais para nota (código municipal, LC 116, alíquota ISS...). O selo "Fiscal OK" mostra quando o serviço está pronto para emitir nota. O select de classe fiscal preenche o bloco tributário com um clique.

Classes fiscais (Configurações → Módulo Fiscal)

• Em vez de digitar imposto em cada produto/serviço, o admin cadastra classes ("Venda Simples Nacional", "Serviço 07.02"...) e aplica nos cadastros. O contador valida as classes uma vez; o sistema resolve o resto. Quando falta um dado, o erro lista exatamente o que falta e onde.

NFS-e (nota de serviço)

• Configure uma vez (Configurações → Emissão de NFS-e): certificado digital A1, inscrição municipal, endereço com busca de CEP, série do RPS e "Salvar e sincronizar".
• Emitir (página em passos): escolha o cliente, o serviço e o valor — com desconto, acréscimo, forma de pagamento e banco/PIX que saem no corpo da nota. Também da OS concluída (botão "Emitir NFS-e") e da proposta aprovada.
• A página mostra o status em tempo real (processando / emitida / rejeitada com o motivo da prefeitura), baixa PDF/XML (que ficam guardados no sistema), cancela com motivo obrigatório (fica registrado quem cancelou) e reenvia uma nota que falhou sem risco de duplicar.
• No modo teste (sandbox) você pratica sem valor fiscal; produção exige o contrato do emissor ativo.

NF-e (nota de produto)

• Módulo Notas de Venda (liberado por empresa, após homologação com o contador): a NF-e nasce da proposta aprovada, com os impostos de cada item resolvidos pela classe fiscal. DANFE e XML ficam guardados; cancelamento com justificativa e carta de correção na mesma tela.

Estoque

• O estoque do produto tem livro de movimentos: cada entrada, saída e ajuste fica registrado com autor, motivo e saldo após.
• NF-e concluída baixa o estoque sozinha (e cancelamento estorna).
• Ajuste manual pede motivo obrigatório — nada de estoque mudando sem explicação.

12. Financeiro

Módulos liberados por empresa, no grupo Gestão Financeira.

• Plano de contas: estrutura de contas pronta na implantação (receitas, custos, despesas), personalizável.
• Centros de custo: resultado por área, projeto ou operação.
• Categorias financeiras: classificação de receitas e despesas.
• Centro de Custos operacional (equipe externa): lançamentos com comprovante, KM × tarifa, pagamento por PIX/dinheiro/saldo e relatório por usuário — o custo do check-out da OS entra aqui.
• Contas a receber: os valores das notas e vendas ligados ao cadastro do cliente.

13. Projetos e tarefas

• Quadros kanban com modelos prontos (estilo Trello): colunas, cartões, etiquetas, checklist, anexos e comentários.
• Modo Scrum completo: sprints com período, épicos e gráfico de burndown — para equipes que trabalham em ciclos.
• Minhas Tarefas concentra o que é seu (e o gestor pode ver de todos); tarefas podem nascer do MultChat, de mensagens e de automações.
• Relatório imprimível do projeto/sprint e link público de acompanhamento para o cliente.

14. Outros módulos (visão rápida)

• Pessoas e Empresas (Contatos): cadastro completo padrão único (ver §1), status configuráveis, histórico de interações, análise de crédito.
• Análise de crédito: Score, SCR, protestos e dossiê completo de CPF/CNPJ direto do cadastro (quotas por empresa).
• Agenda: estilo Google Agenda — agendas coloridas, aniversários, tarefas, OS e feriados no mesmo calendário.
• E-mail / E-mail Marketing: caixa estilo Gmail; campanhas com métricas.
• Disparos e Campanhas: envios em massa agendados (com escolha do número); campanhas com fluxo condicional ("se responder → cupom/produto/mensagem").
• Páginas de captura: landing pages + Facebook Lead Ads direto no funil.
• Apresentações: suba um deck HTML e compartilhe por link com contador de visualizações.
• Avaliações: pesquisas de satisfação automáticas pós-serviço (CSAT).

15. Configurações (admin)

• Hub de Configurações (estilo Zoho): um card por assunto. Destaques:
  • WhatsApp — card único com os status de mensagens e áudio; sub-abas Gestão / Conexão / Templates / Departamentos & URA / Monitoramento.
  • Instagram — contas conectadas (link oficial de autorização), desconectar/reconectar e acesso por usuário em cada conta.
  • Módulo Fiscal — classes fiscais de produto e serviço.
  • Emissão de NFS-e — certificado, inscrição municipal, série.
  • Usuários e Segurança — usuários, perfis de permissão, auditoria e logins, restrições por página, módulos por usuário (Instagram, Artes, Fluxos, Publicações e Feed têm toggle próprio por pessoa).
  • Automações / Cadências / Lead Scoring / Blueprint — motor no-code.
  • Exportar Dados (CSV) e Lixeira (restauração de excluídos).
• Uso de IA: o consumo de IA da empresa é medido; cada plano tem um limite mensal justo (o painel administrativo mostra o uso do mês).
• Painel SaaS (só super-admin): empresas, planos, módulos por empresa, limites de chips e dispositivos de áudio, frases do dia, acessar empresa em modo suporte. Modo Agência: agências parceiras administram as próprias empresas-clientes num painel restrito, com permissões por usuário da agência.

16. Perguntas frequentes

Não estou vendo um módulo/página. Peça ao administrador — pode ser o módulo desativado para a empresa ou uma restrição do seu usuário (Configurações → Usuários → Restrições).

O WhatsApp parou de receber mensagens. Veja se há faixa vermelha no topo / ícone piscando no menu — um chip precisa de novo QR Code. Gestor resolve em Configurações → WhatsApp → Conexão.

O Instagram não deixa eu responder uma conversa. Provavelmente a janela de 24 horas fechou (regra do próprio Instagram): é preciso esperar o cliente mandar uma nova mensagem. Se a conta acabou de ser conectada, mensagens antigas importadas também não abrem janela.

Os insights do Instagram não aparecem. A conta pode ter sido conectada antes da permissão de métricas existir — reconecte a conta pelo link em Configurações → Instagram (um aviso âmbar no dashboard indica quando isso é necessário).

A arte de IA saiu diferente do que eu queria. Confira o Kit da Marca (logo, cores, tom) e use os templates quando o texto precisa sair perfeito — neles a prévia é fiel ao resultado.

A nota fiscal foi rejeitada. A tela mostra o motivo exato devolvido pela prefeitura/SEFAZ. Corrija o dado apontado (cadastro do cliente, classe fiscal ou configuração) e use Reenviar — o sistema não duplica a nota.

A página parece antiga / um recurso novo não aparece. Ctrl+Shift+R (ou feche e reabra o app no celular) e confira a versão no rodapé.

Cliquei numa notificação e caiu no lugar certo? Notificações do sino levam direto: conversa do WhatsApp, canal do MultChat, tarefa etc. No celular, o push abre o app no destino.

Erro na tela — e agora? Toda falha do MultCRM diz o motivo e o que fazer. Se a mensagem não ajudar, anote o texto exato e o horário e avise o administrador.